إدارة: 7 أفضل الممارسات لتوجيه بوس

الائتمان: Pixabay Creative Commons license

لا يدير المديرون فقط. إنهم يديرون أيضًا ، وتعلم كيفية القيام بذلك جيدًا هو مهنة حرجة.

الإدارة هي ما يفعله المديرون مع الموظفين الذين يمثلون تقارير مباشرة. الإدارة هي ما يفعله المديرون لرؤسائهم.

يرغب المدراء المتوسطون والكبار الفعالون في التأكد من أن رؤساءهم يتخذون قرارات جيدة بناءً على معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب وعالية الجودة. ينبغي أن يريدون علاقات قوية قائمة على التفاهم المتبادل ، وجهات النظر المتوافقة والخلافات المحترمة

"أنت بحاجة إلى معرفة كيفية توقع احتياجات رئيسك - وهو درس يمكننا جميعا أن نتعلمه من أفضل المساعدين التنفيذيين. عليك أن تفهم ما الذي يجعل رئيسك يتعلم (وما يميزها) إذا كنت ترغب في الحصول على موافقة لأفكارك. تقول دانا روسمانير في هارفارد بيزنس ريفيو: "ستظهر المشكلات حتماً ، لكن معرفة الطريقة الصحيحة لإحضار مشكلة إلى رئيسك يمكن أن تساعدك في التنقل في المواقف العصيبة".

غالبًا ما يفترض الموظفون أن سلوكهم وأدائهم في الوظيفة يتطلب وجود مشرف لتقديم كل الإرشادات. في هذا الرأي الضيق ، تأتي القيادة دائمًا من الرئيس.

لكن هذا ليس هو الحال بالضرورة. في بعض الأحيان يمكن للموظف توجيه المشرف. إن الجهد المبذول لتوجيه المدرب هو وسيلة مفيدة لتعلم كيفية الإدارة وأيضًا الاستثمار في الأمن الوظيفي والنجاح المستقبلي.

7 أفضل الممارسات لإدارة أعلى

بعض أفضل الممارسات مفيدة في تعلم كيفية الإدارة بفعالية. يشملوا:

  1. العثور على التوازن الصحيح بين التواصل في كثير من الأحيان وليس بما فيه الكفاية.
  2. التواصل بأكثر الطرق موجزة.
  3. تقاسم الأخبار الجيدة ولكن ليس طفيفة.
  4. تبادل الأخبار السيئة بصدق ولكن بعناية.
  5. أن تكون انتقائية في وقت لخوض معركة.
  6. تجنب الشكاوى والانتقادات بشأن الموظفين الآخرين.
  7. يؤرخ ويوثق جميع المعلومات الهامة.

1 - إيجاد التوازن الصحيح بين كثير من الأحيان وغير كافية

التعبير الجزئي هو تعبير وجهي يدوم فقط لجزء من الثانية. كان لدي مدرب أخبرني تعبيراته الصغيرة أنني كنت أزره كثيرًا. لقد قطعت طريقي ووبخت في وقت لاحق لعدم التواصل بما فيه الكفاية. لقد وجدت في النهاية التوازن الصحيح.

كان لدى رئيس آخر دائمًا تعبير سلبي بسيط في كل مرة أسير فيها إلى مكتبه. لكنني علمت أنه يريد دائمًا أن يترك بمفرده لأنه يواجه العديد من المشكلات الكبيرة. لقد علمتني مشاركة المعلومات الهامة معه عبر البريد الإلكتروني والمذكرة بدلاً من الزيارات المكتبية.

الائتمان: Pixabay Creative Commons license

2 - التواصل بأكثر الطرق موجزة ممكن

كلما كان المدير أعلى ، كلما كان الموظف في أي مستوى يحتاج إلى توصيل معلومات موجزة ومفيدة. على كبار المديرين والمدراء التنفيذيين التخلص من كميات هائلة من الحقائق للتركيز على ما هو أكثر فائدة وأهمية. إنهم لا يريدون أن يطغوا أكثر مما يشعرون به بالفعل.

يحتاج المرؤوسون إلى معرفة كيفية تحرير كلامهم ورسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمذكرات بعناية. كما يحتاجون إلى تخصيص المبلغ والتردد بناءً على شخصية الرئيس. بعض الرؤساء يريدون المزيد من المعلومات والبعض الآخر يريد أقل. لكن الرئيس الذي يريد المزيد يريده أيضًا.

3 - شارك الرائد ولكن ليس الصغرى الخبر السار

غالباً ما يشارك الموظفون غير الآمنين جميع أنواع الأخبار الجيدة. لن يرغب مدير المستوى الأعلى الذي يواجه تحديات كبيرة في إدارة الوقت في سماع كل ذلك. تستحق الأخبار السارة البسيطة المشاركة في نهاية المناقشة أو الاتصال الهاتفي أو البريد الإلكتروني حول موضوع آخر أكثر أهمية. لا تتردد في مشاركة الأخبار الجيدة المهمة بمجرد حدوثها.

4 - شارك الأخبار السيئة بأمانة ولكن بحذر

لا أحد يريد مشاركة الأخبار السيئة مع أي مستوى من الإدارة بسبب العواقب المحتملة على الموظف المسؤول عن الخطأ الذي حدث. لكن عدم المشاركة بالطبع فكرة رهيبة.

لذلك يجب على المدير أن يفكر فيما يقوله للمدرب ، وكيف يقوله وما الذي سيتم عمله لتحسين الموقف أو تقليل التأثير. إخفاء أو تشويه الحقائق الهامة سيؤدي إلى فقدان الثقة.

5 - كن انتقائيا في اختيار المعارك

يجب على المرؤوسين الذين يميلون إلى محاربة الرئيس بشأن قضية ما تجربة نسبة 80/20. هذا يعني 80 في المائة من الوقت الذي يكون فيه الرؤساء مخطئون والخلاف بسيطًا ، ويجب على المرؤوس محاولة دفع الرئيس لكن ليس دفعه في الاتجاه الآخر.

يجب على الموظف أن يعارض بحزم واحترام الرئيس 20 في المئة من الوقت ، وخاصة عندما تكون الخلافات كبيرة. آمل فقط أن تكون تلك الأوقات نادرة.

هناك شيء له عواقب وخيمة قانونية أو أخلاقية. في هذه الحالات ، يجب على الموظف استخدام كل جزء من المنطق والأدلة والنزاهة للرد بقوة وبصورة دبلوماسية قدر الإمكان.

يقول روسمانير: "بالطبع ، ستكون هناك أوقات لا تتفق فيها مع رئيسك في العمل ، وهذا جيد - طالما أنك تعلمت عدم الاتفاق بطريقة محترمة ومثمرة".

6 - تجنب شكاوى وانتقادات الموظفين الآخرين

يتم الدفع للقادة والمديرين لحل المشكلات ، حتى عندما يكون "القائد" هو مدير متوسط ​​أو حتى موظف. إذا كان مدير آخر جزءًا من تعارض ، فيجب على المدرب أن يسمع عن ذلك فقط إذا مر المرؤوس بكل سيناريو ممكن في إصلاحه.

نظرًا لأنه شكل من الأخبار السيئة (انظر # 5 أعلاه) ، يجب على الموظف أو المدير التفكير في كيفية مشاركتها مع المدير. في المناقشة ، ابق موضوعيًا حول المشكلة. ركز على السلوك أو القضية أو الموقف وليس الشخص.

اطلع على المزيد حول القادة والمديرين: نصيحة مهنية للأشخاص المسؤولين.

7 - تاريخ وتوثيق جميع المعلومات الهامة

أرسل دائمًا أهم المعلومات في مذكرة مؤرخة وقم إما بطباعتها لمجلد ورقي أو احفظها في مجلد إلكتروني. إذا كانت المشكلة مهمة بدرجة كافية ، فاحضر نسخة إلى زيارة مكتبية واتركها مع رئيسك.

قد ينسى المديرون من المستوى الأعلى ممن لديهم حمل زائد للمعلومات المستند أو حتى المناقشة حول هذا الموضوع. المذكرة المؤرخة والمحفوظة هي شكل من أشكال التأمين للموظف الذي يرسلها.

مخاطر الإدارة بشكل سيء

قد يتخذ المدراء قرارات سيئة بسبب وجود عيوب في تدفق المعلومات. العيوب تشمل ما يلي:

الائتمان: Unsplash
  • الموظف الذي يشوه المعلومات لجذب صالح.
  • موظف يغفل الحقائق الرئيسية.
  • موظف شاب أو عديم الخبرة يشارك شائعات كاذبة أو غير مدعمة بالأدلة.
  • الموظف الذي يهتم ببساطة بشيء ما.
  • الموظفون الذين يسيئون فهم المعلومات ويشاركون سوء الفهم.

والنتيجة النهائية هي تشوهات في المعلومات التي تتدفق من الموظف أو المدير إلى المشرف الأعلى. تؤثر هذه التشوهات على القرارات التي يتخذها المدير ، والتي قد يكون لبعضها تأثير ضار على الشركة والموظفين.

يمكن أن يتعلم الموظفون العقلانيون المنفتحون والموضوعيون من أي نوع ، سواء كانوا موظفين أو مديرين ، كيفية التحكم في تدفق المعلومات إلى الإدارة العليا والتنفيذية. إنه شكل من أشكال القوة لأي شخص يريد الإدارة بنجاح.

بمجرد أن يفهم الموظفون تلك القوة ، يمكنهم استخدامها لأغراض جيدة أو سيئة حسب شخصيتهم أو مستوى الأمن الوظيفي.

في مسيرتي المهنية في مجال الإدارة والاستشارات التي دامت 40 عامًا ، رأيت أمثلة على الموظفين العاملين لحسابهم الخاص الذين يشوهون المعلومات لمصلحتهم. يبتعدون عنه لفترة من الوقت ولكن ليس إلى الأبد. كانوا سيفعلون ما هو أفضل لو تعلموا كيفية الإدارة بفعالية.

يقول روسمانير: "ربما تكون أهم مهارة لإتقانها هي معرفة كيفية أن تكون مصدرًا حقيقيًا للمساعدة - لأن الإدارة لا تعني الإمتصاص".