اخترق Kanban والقوائم: أفضل حلفائي لتنظيم عملي (والحياة)

المنظمة ليست أفضل نوعية بلدي. مع وضع ذلك في الاعتبار ، أحب استخدام الأدوات لمساعدتي في متابعة الأمور.

في حياتي الشخصية ، أستخدم Wunderlist ... الكثير. لدي قوائم لكل شيء. نعم كل شيء. على سبيل المثال ، لدي الآن قوائم بـ:

  • المهام التي يجب علي إكمالها خلال الأسبوع ،
  • المهام التي يجب علي إكمالها خلال نهاية الأسبوع ،
  • المهام التي يجب علي إكمالها لأطروحتي
  • أهداف قصيرة المدى لتحقيقه.

لقد حددت اثنين من الفوائد الرئيسية لهذه الاستراتيجية.
أولاً ، حسنًا ، أنا لا أنسى القيام بالمهام. ثانياً ، أجدها محفزة للغاية. ليس هناك ما ينكر اندفاع الرضا في كل مرة أتحقق فيها من عنصر خارج القائمة عندما انتهيت من ذلك.

وأحتفظ أيضًا بقوائم في Evernote: كتب للقراءة ، وأفلام لمشاهدتها ، ومطاعم تجربها / جربتها وأحبتها ... واستمرت. لذلك أعتقد أنه من الآمن أن أقول إنني شخص مدرج في القائمة.

من الواضح أن قائمة الهوس في حياتي الشخصية تمتد أيضًا إلى نشاطي المهني ... لتنظيم عملي في سوسيتيه جنرال للحلول المصرفية والاستثمارية العالمية - التي توفر الخدمات المالية للشركات والمؤسسات المالية ، من الشركات الناشئة إلى البنوك المركزية - يمكنني استخدامها WeKan (يشبه Trello لكن مفتوح المصدر).

نظرية طريقة كانبان ...

WeKan هي أداة تعتمد على طريقة Kanban.
 بالنسبة لأولئك الذين لم يسمعوا بها مطلقًا ، تسمح طريقة Kanban للمستخدم بعرض وإدارة مهام العمل من خلال سير العمل (من "المهام" إلى "المهمة").

تحتوي الأداة على لوحة معلومات بها أقسام مثل "المهام / التقدم / تم التنفيذ" (يمكن تغييرها ، وسوف نلقي نظرة على الأقسام التي أستخدمها أدناه) وبطاقات لكل عنصر عمل يمكنك نقله من قسم إلى آخر آخر.

هذه الطريقة تساعد:

  • تحديد أولويات المهام
  • حدد العمل الجاري لتجنب إهدار وقت التبديل من مهمة إلى أخرى
  • تحديد الاختناقات المحتملة

…في التمرين

الآن ، دعونا نرى كيف تعمل في الممارسة العملية وكيف اخترقنا الطريقة بالفعل ضمن فريق UX الخاص بنا.
هناك 17 من مصممي UX في الفريق ، كل واحد منا يعمل على عدة مشاريع في نفس الوقت. عادة ، يتم استخدام لوحات Kanban بواسطة فرق (UX ، PO ، IT ...) للتعاون في مشروع ولكننا نستخدمها أيضًا لتنظيم عملنا الشخصي.

دعنا نرى مثالًا وهمية (ولكن واقعية) على لوحتي الشخصية:

الأقسام

كما ترون هناك 5 أقسام:

  • في انتظار: المسائل غير العاجلة في الوقت الحالي والتي يجب مع ذلك الاهتمام بها في مرحلة ما.
  • للقيام: المهام التي يتعين إنجازها ، من الناحية المثالية خلال الأسبوع
  • قيد التقدم: المهام التي أعمل عليها حاليًا. أحاول الحصول على أقل عدد ممكن من العناصر في هذا القسم ، حتى أركز على مهمة أو مهمتين في وقت واحد ، مما يساعد بدوره على زيادة الإنتاجية.
  • تم: المهام التي أكملتها خلال الأسبوع.
  • المؤرشفة: المهام المكتملة القديمة.

بطاقات

بطاقة واحدة = مهمة واحدة.
ولكن في بعض الأحيان يمكنك حفر في التفاصيل. على سبيل المثال ، عندما يكون لدي تعديلات لأجريها على نماذج أولية ، أشرحها بالتفصيل ... نعم ، حصلت عليها: قوائم.
مرة أخرى ، يتيح لي إنشاء قائمة داخل البطاقة تتبع ما يجب تحريره ، ويمكنني وضع علامة على كل عنصر عند الانتهاء - نشاطي المفضل.

تسميات

تسمية واحدة = مشروع واحد.
كما قلت ، نحن نعمل على مشاريع متعددة في نفس الوقت ، لذلك يوفر طريقة سهلة لتتبع المهام لكل مشروع. يمكنك تصفية اللوحة حسب الملصقات ، مما يعني أنه يمكنك عرض جميع مهام مشروع معين بنقرة واحدة إذا كنت ترغب في ذلك.

تواريخ الاستحقاق

لمساعدتك في تحديد أولويات مهامك ، يمكنك تحديد تاريخ استحقاق على البطاقة. يجب أن أقول ، لا أستخدم هذا كثيرًا. ولكن إذا كنت مثل زميلي كاميل ، فيمكنك أيضًا استخدام هذه الوظيفة لتتبع تاريخ الانتهاء من المهمة ، وهي ذكية جدًا ، إذا سألتني.

في العمل داخل فريقنا

إسناد المهام للزملاء

يعمل WeKan بشكل جيد عندما يتعلق الأمر بالتعاون ضمن فريق.
يمكنك تعيين المهام للأعضاء الآخرين و "مشاهدة" هذه المهام لمعرفة متى يتم الانتهاء منها.

على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى أن أطلب من Marine (مصمم UX والبطل الإداري الفائق على الجانب) أن يمنحني إمكانية الوصول إلى تطبيق معين:

  1. أذهب إلى مجلس البحرية
  2. أقوم بإنشاء مهمة قمت بوضعها في قسم "المهام" الخاص بها
  3. أختار "راقب" المهمة (لا تنس أن "تتبع" اللوحة ، إذا كانت كتم الصوت ، فلن تعمل)
  4. أتلقى رسالة إلكترونية عندما يتم ذلك.

سهل هكذا.

السماح للمدرب بمعرفة توفرك

على أساس منتظم ، يتحقق Morgane ، رئيسنا ، من لوحة الجميع لمعرفة كيف نفعل.

هذا يعطيها بعض الوضوح حول من قد يكون قادراً على تنفيذ مشروع جديد ، إذا كان أي شخص بحاجة إلى مساعدة في أي شيء ، وتقدم كل مهمة. بشكل أساسي ، توفر الأداة نظرة شاملة حول ما يقوم به الفريق وكل عضو من أعضاء الفريق.

لاحظ أن كل شيء مقدم هنا يستند إلى "اختراق" طريقة كانبان لتنظيم عملنا الشخصي في العديد من المشاريع. للتعاون على نطاق واسع في المشاريع ، نستخدم أدوات أخرى مثل Github أو JIRA أو حتى WeKan بالطريقة "التقليدية".

شكرا للقراءة! أي أفكار ؟ يسعدني أن أسمع تعليقاتك على WeKan أو أي أدوات أخرى تستخدمها لتنظيم عملك والتعاون!